Notre fenêtre de réservation a été améliorée avec de nouvelles fonctionnalités performantes pour simplifier votre processus de réservation et renforcer la sécurité. La fenêtre s'adapte maintenant intelligemment à vos sélections en temps réel, affichant instantanément les disponibilités. Ce guide vous présente les principaux ajouts à ce processus.
Principales nouveautés
- Disponibilité intelligente : Au fur et à mesure que vous sélectionnez la taille du groupe et le service, la fenêtre de réservation filtre automatiquement l'horaire pour afficher instantanément les créneaux disponibles et griser ceux qui sont indisponibles.
- Réservation avec expériences : Vous pouvez maintenant associer des forfaits spéciaux ou des offres uniques directement à une réservation depuis la fenêtre de réservation, et les disponibilités seront mises à jour en conséquence.
- Processus amélioré pour les frais de no-show : Améliorez grandement la sécurité et la commodité pour vos clients avec la nouvelle option « Envoyer un lien sécurisé ». Celle-ci permet aux clients de saisir eux-mêmes les informations de leur carte de crédit sur leur propre appareil pour confirmer leur réservation.
Comment ajouter une réservation à l'interne
Ce guide explique étape par étape comment créer une réservation interne à l'aide de la fenêtre de réservation intelligente de Libro.
Deux façons de commencer une réservation
Vous pouvez commencer une nouvelle réservation de deux manières, selon votre méthode de travail.
1. La méthode standard (avec le bouton « + Réservation »)
Depuis le tableau de bord principal, cliquez sur le bouton plus (+ Réservation) situé en haut à gauche de votre plan de salle.
2. La méthode rapide (en présélectionnant sur le plan de salle)
C'est la façon la plus rapide de réserver si le client demande une heure et une table précises.
- Sur votre plan de salle, sélectionnez une heure sur la ligne du temps à droite.
- Cliquez directement sur une table disponible pour cette heure (les tables non disponibles sont grisées).
- Cliquez sur le bouton (+ Réservation). La date, l'heure et la table seront pré-remplies, et le nombre de personnes sera défini par défaut à la capacité maximale de cette table, vous faisant ainsi gagner plusieurs étapes.
Le processus de réservation
Étape 1 : Entrer les informations du client et de la réservation
- Accédez à votre plan de salle.
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Cliquez sur le bouton (+ Réservation) en haut à gauche du plan de salle.
- Dans le calendrier, sélectionnez une date de réservation.
- Les jours fermés sont indiqué par un trait.
- Dans le champ Client, saisissez le nom, le numéro de téléphone ou le courriel du client.
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Une liste de correspondances possibles apparaîtra. Vous pouvez sélectionner une fiche client existante ou cliquer sur Ajouter un nouveau client pour en créer un.
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- Sélectionnez le nombre de personnes.
- Choisissez le service.
- Astuce: Vous pouvez désélectionner le service pour voir tous les horaires disponibles de la journée.
- Optionnel: Sélectionnez une expérience (si activée).
- Les Expériences sont une fonctionnalité optionnelle et n’apparaîtront pas si elles ne sont pas activées.
- Astuce : Pour vérifier rapidement les disponibilités, sélectionnez l'heure avant de choisir une expérience. La liste des expériences se mettra à jour instantanément pour afficher ce qui est disponible pour l'heure et le nombre de personnes sélectionnés.
- Sélectionnez une plage horaire. Le système utilise des points de couleur pour vous permettre de voir vos disponibilités d'un seul coup d'œil :
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Point rouge: La plage horaire et fermée.
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Point bleu: La plage horaire n'est pas disponible pour les réservations en ligne, mais certaines tables internes peuvent être encore disponible.
Note: Le système vous guide dans votre sélection, mais vous avez toujours le dernier mot. Vous pouvez sélectionner manuellement une heure non disponible (identifiée par un point rouge ou bleu), mais sachez que cela pourrait entraîner de l'overbooking.
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Point rouge: La plage horaire et fermée.
- Cliquez sur Suivant pour continuer.
Étape 2 : Ajouter des étiquettes et notes
- Ajoutez un numéro de table.
- Si l'assignation automatique des tables est activée, le système assignera la table pour vous lorsque vous laissez le champs vide.
- Si l'assignation automatique des tables n'est pas activée, vous pouvez laisser ce champ vide pour attribuer une table plus tard. Dans ce cas, la réservation restera non assignée.
- Ajoutez des étiquettes et des notes pour la réservation ou le profil client :
- Étiquettes : Indicateurs visuels rapides sur le client ou la réservation (ex. : VIP, Anniversaire).
- Note de réservation : Note spécifique à cette réservation qui ne réapparaîtra pas lors des prochaines visites du client (ex. : Demandes spéciales).
- Note de profil client : Note qui apparaîtra à chaque visite du client (ex. : VIP, Végétarien).
- Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la réservation.
Expériences
Lorsque les expériences sont activées, vous pouvez sélectionner une expérience lors de la création d’une réservation. La disponibilité des horaires s’affichera en fonction de l’expérience choisie.
- Cliquez sur l’icône plus (+) en haut à droite.
- Sélectionnez le profil client, le nombre de personnes et le service.
- Choisissez l’expérience (les plages horaires indisponibles pour la taille de groupe et l’expérience sélectionnée apparaîtront en gris).
- Pour voir rapidement quelles expériences sont disponibles à une heure donnée, sélectionnez une heure.
- Un point vert s’affichera à côté des expériences disponibles pour ce créneau.
Cliquez ici pour apprendre comment activer et configurer les expériences.
Politiques de no-show
Lorsque les Politiques de No-Show sont activées, une étape supplémentaire apparaîtra avant d’enregistrer la réservation :
- Cliquez sur le bouton plus (+ Réservation) pour ajouter une nouvelle réservation. Remplissez les informations nécessaires et cliquez sur Suivant.
- Sur la page suivante, vous verrez le bouton « Suivant : Frais de no-show » au lieu du bouton habituel «Enregistrer». Il s'agit d'une étape obligatoire pour sécuriser la réservation.
- À partir d'ici, trois options s'offrent à vous :
- Option 1 : Envoyer un lien sécurisé - Envoyez un lien au client par courriel ou SMS, lui permettant de saisir les informations de sa carte de crédit en toute sécurité sur son propre appareil.
- Option 2 : Saisir manuellement les informations de la carte de crédit - Saisissez directement les informations de la carte de crédit du client, ce qui est idéal pour les réservations faites par téléphone.
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Option 3 : Annuler les frais - Contournez la politique et enregistrez la réservation sans exiger de carte de crédit (cette action peut être protégée par un code d'employé).
- Le montant affiché est automatiquement calculé selon les politiques définies dans votre Back Office.
- Remarque : Vous pouvez réduire le montant, mais pas l’augmenter.
- Une fois l'option sélectionnée, vous pourrez cliquer sur Enregistrer la réservation.
Pour un guide complet sur la gestion des frais de non-présentation, veuillez consulter notre article détaillé : Politiques de No-Show.
Option d'envoyer du lien sécurisé
C'est la méthode la plus sécuritaire et professionnelle pour recueillir les informations de la carte de crédit d'un client, car elle lui permet de saisir ses informations lui-même sur son propre appareil.
- Depuis la page des frais de non-présentation, sélectionnez l'option Envoyer un lien sécurisé.
- Choisissez si vous souhaitez envoyer le lien par courriel ou par SMS.
- Cliquez sur Enregistrer et envoyer le lien de paiement.
La réservation sera enregistrée dans votre système avec le statut « en attente », indiquant que les informations de la carte du client sont attendues. Le client recevra le lien et devra saisir ses informations pendant le délai de grâce que vous avez configuré dans votre interface d'administration (back office). S'il ne complète pas cette étape à temps, la réservation sera automatiquement annulée.
Veuillez consulter l'article complet sur les Politiques de No-Show pour plus d'information.
Option d'exemption des frais
Si vous souhaitez enregistrer la réservation sans appliquer les frais de no-show, vous pouvez choisir d'Eempter les frais. La réservation sera enregistrée et vous pourrez ajouter une carte bancaire ultérieurement si nécessaire.
Si vous voulez restreindre l'accès à cette option, vous pouvez exiger un code serveur pour restreindre l'accès à cette option.Pour apprendre comment activer les codes serveurs, consultez l’article sur la Configuration des Codes Serveurs.