Une gestion de salle efficace est le pilier d'un service fluide. En assignant votre personnel à des sections spécifiques directement sur votre plan de salle, vous créez une carte visuelle qui aide votre équipe à rester organisée et équilibre la charge de travail entre les serveurs.
Avec le plan de salle Libro, vous pouvez gérer votre personnel en temps réel, utiliser un code couleur pour une reconnaissance instantanée et surveiller la rotation des serveurs grâce à des minuteurs automatisés — le tout à partir d'une interface unique et intuitive.
Avantages clés de l'assignation du personnel
Clarté visuelle : Identifiez instantanément quel serveur est responsable de quelle table grâce à un code couleur distinctif.
Rotation équitable : Utilisez les minuteurs intégrés pour répartir les réservations de manière égale, évitant ainsi l'épuisement du personnel et les retards de service.
Flexibilité dynamique : Déplacez facilement le personnel entre les sections ou mettez à jour les assignations à la volée selon l'évolution du flux client durant le service.
Décisions basées sur les données : Accédez aux statistiques en temps réel sur le nombre de clients et la répartition des groupes pour équilibrer efficacement la salle.
Configuration de votre personnel
Avant de pouvoir assigner des sections, vous devez vous assurer que votre équipe est enregistrée dans le système. Vous pouvez gérer le personnel via le Back Office pour une configuration à long terme, ou directement depuis le plan de salle pour des mises à jour rapides.
Étape 1 : Créer un nouveau membre du personnel
Accédez à la vue Plan de salle sur votre tableau de bord.
Cliquez sur l'icône Serveurs (en bas à droite) pour ouvrir le volet de gestion du personnel.
Dans la section Personnel disponible, cliquez sur le bouton + Ajouter du personnel.
Saisissez le nom et les détails du serveur.
Note : Si les codes d'accès sont activés dans votre Back Office, vous pouvez assigner des codes PIN et des permissions uniques ici.
Important : Cliquez sur l'icône de couleur à côté du nom pour attribuer une couleur spécifique à ce serveur. Cette couleur entourera les tables qui lui sont assignées sur la carte.
Assigner des serveurs aux sections
Une fois votre personnel créé, vous pouvez le passer en statut "Actif" pour le service en cours et lui assigner des tables.
Étape 1 : Passer le personnel en statut "Assigné"
Ouvrez le volet Serveurs.
Localisez le serveur sous Personnel disponible et cliquez sur l'icône + (plus). Il apparaîtra désormais sous Personnel assigné, ce qui signifie qu'il est actif pour le service actuel (ex: Déjeuner ou Dîner).
Étape 2 : Assigner les sections
Sélectionnez le nom du serveur dans la liste du Personnel assigné.
Sur le plan de salle, cliquez sur les tables que vous souhaitez inclure dans sa section.
Cliquez sur l'icône de la flèche Assigner à côté du nom du serveur. Les tables sélectionnées seront désormais mises en évidence avec la couleur spécifique de ce serveur.
Comprendre les statistiques du personnel et la rotation
Le volet du personnel assigné fournit des données en temps réel pour vous aider à gérer votre salle avec précision.
Détail des statistiques du serveur
Lorsque vous regardez un serveur dans la liste, vous verrez une série de trois chiffres (ex: 0 · 43 · 43). Ces indicateurs représentent :
Clients actuels : Le premier chiffre indique les clients actuellement assis dans la section de ce serveur.
Clients alloués : Le chiffre du milieu montre le total des clients assignés à ce serveur pour l'ensemble du service, incluant les réservations à venir.
Total des clients : Le dernier chiffre est le total cumulé des clients servis ou prévus pour cette période de service.
Vue sommaire : En survolant ou en sélectionnant le serveur, vous pouvez également voir le nombre spécifique de Groupes et de Tables actuellement sous sa responsabilité.
Utilisation des minuteurs pour une rotation parfaite
À côté du nom de chaque serveur, le système affiche un minuteur (ex: 52m ou 5m).
Ce qu'il suit : Le temps écoulé depuis que la dernière réservation a été installée.
Comment l'utiliser : Les hôtes/hôtesses peuvent rapidement déterminer quel serveur doit recevoir la prochaine réservation en choisissant celui qui a le temps écoulé le plus long, garantissant ainsi une rotation équitable.
Modifier ou désassigner une section
Le service est imprévisible ; votre plan de salle ne devrait pas l'être. Vous pouvez ajuster les assignations en quelques secondes :
Pour modifier une section : Cliquez sur l'icône Crayon (Modifier) à côté du nom du serveur. Sélectionnez ou désélectionnez des tables sur le plan de salle, puis enregistrez.
Pour désassigner un serveur : Cliquez sur l'icône - (moins) à côté du nom du serveur dans la liste assignée. Cela le retire du service actuel et le renvoie dans le groupe "Disponible".
Pour changer les couleurs : Cliquez sur le carré de couleur à côté d'un nom à tout moment pour mettre à jour la carte visuelle.
Bonnes pratiques pour une gestion efficace
Cohérence des couleurs : Essayez de garder les mêmes couleurs pour les serveurs d'une semaine à l'autre afin que l'équipe puisse identifier ses sections d'un coup d'œil.
Préparation avant service : Préparez votre "Personnel assigné" 15 minutes avant le début du service pour que l'équipe d'accueil soit prête dès l'ouverture des portes.
Surveiller la charge de travail : Pendant le "rush", utilisez les minuteurs pour éviter de placer deux réservations coup sur coup (double-seating) au même serveur. Vérifiez le total des clients pour vous assurer qu'un serveur n'est pas submergé par de grands groupes pendant qu'un autre n'a que des petites tables.