Que vous fermiez pour un jour férié, que vous organisiez un gala privé ou que vous prolongiez vos heures pour un festival saisonnier, votre système de réservation doit être aussi flexible que votre personnel.
Les règles exceptionnelles vous permettent de créer des horaires temporaires pour des dates ou des périodes spécifiques qui remplacent vos paramètres standards sans avoir à modifier votre configuration quotidienne des « Règles ».
Comprendre la différence : Remplacement vs Fermeture
Lorsque vous créez une règle exceptionnelle, vous devez d'abord choisir le Type en haut du formulaire :
Remplacer une période : Modifie votre horaire régulier (par exemple, différentes tailles de groupe ou heures de service).
Fermer une période : Bloque toutes les réservations en ligne pour la plage sélectionnée. Définit la capacité à 0.
Note sur les fermetures : Lorsqu'une « Fermeture » est active, les réservations existantes ne sont pas affectées. De plus, le personnel peut toujours accueillir manuellement les clients sans réservation ou créer des réservations depuis le tableau de bord ; la fermeture bloque uniquement le widget de réservation en ligne.
Comment créer un horaire exceptionnel
Connectez-vous à votre Back-Office Libro.
Allez dans Réglages > Horaires de réservation.
Sélectionnez l’onglet Règles exceptionnelles et cliquez sur + Ajouter une règle exceptionnelle.
Choisissez votre type : Remplacement ou Fermeture.
Remplissez les informations principales :
Titre : Donnez-lui un nom (par exemple, « Fermeture Fête du Travail ») pour le suivi interne.
Intervalle de réservation: Définissez si les réservations peuvent être prises aux 15 min, 30 min, etc.
Jours de la semaine : Sélectionnez les jours auxquels cette exception s’applique.
Plage horaire : Définissez les heures de début et de fin pour l’exception.
Plage de dates : Sélectionnez les dates de début et de fin (plage maximale d’un mois).
Limites de taille de groupe: Définissez le minimum et maximum de personnes par réservation en ligne.
Temps de repas: Définissez le temps de repas moyen, par taille de groupe.
Configurez les paramètres de remplacement (uniquement pour le type Remplacement) :
Expériences ciblées
Cliquez sur Enregistrer.
Note: Les expériences ciblées ne sont pas disponibles pour les fermetures exceptionnelles. Les fermetures s'appliquent à toutes les expériences.
Priorité et visibilité
Les règles exceptionnelles ont toujours la priorité sur les règles régulières. Si les deux couvrent la même période, le système applique la règle exceptionnelle.
Pour les clients (sur le widget de réservation) :
Fermetures : Les créneaux horaires dans la plage sont complètement masqués.
Remplacements : Les créneaux sont automatiquement masqués si le client sélectionne une taille de groupe en dehors de la plage min/max de la règle.
Pour le personnel (sur le tableau de bord) :
Alertes visuelles : Lorsque vous naviguez vers une date affectée par une exception sur votre tableau de bord, une bannière bleue apparaît pour vous informer que le service utilise un horaire exceptionnel.
Réservations existantes : Celles-ci ne sont pas affectées ni annulées lorsqu’une fermeture est créée.
Contrôle manuel : Le personnel peut toujours créer des réservations et accueillir des clients sans réservation depuis le tableau de bord pendant une fermeture. Le système bloque uniquement le widget accessible au public.
Astuce pro : Vérification
Après avoir enregistré une nouvelle exception, nous recommandons de vérifier deux endroits :
Le widget Libro : Agissez comme un client pour vous assurer que les dates/heures sont bloquées ou modifiées comme prévu.
Vue hebdomadaire : Cliquez sur le bouton Vue hebdomadaire sur l’écran des règles pour voir une carte thermique visuelle montrant comment vos règles et exceptions se superposent.