Les no-shows sont une source importante de pertes de revenus pour les restaurants. La fonction de politique de no-show vous aide à réduire les no-show et à protéger votre entreprise en exigeant des clients qu'ils fournissent une carte de crédit pour garantir leur réservation en ligne.
Avantages clés
- Réduisez les no-show: Exiger une carte de crédit encourage les clients à honorer leur réservation ou à l'annuler en temps opportun.
- Récupérez les revenus perdus : Si un client ne se présente pas, vous pouvez facturer des frais prédéterminés pour compenser la table vide.
- Simple et sécurisé : Le système ne fait que valider la carte de crédit et stocke les informations en toute sécurité. Ce n'est pas un dépôt, donc aucun fonds n'est prélevé ou retenu sur la carte du client au moment de la réservation. Les frais ne sont facturés que si vous les déclenchez manuellement après une no-show.
Démarrage : Configuration en 3 étapes
Étape 1 : Connectez votre processeur de paiement
Pour utiliser les politiques de no-show et percevoir des frais, vous devez d'abord connecter un processeur de paiement à votre compte Libro. Cela permet la validation sécurisée des cartes de crédit et le transfert de fonds vers votre banque.
Étape 2 : Créez vos politiques de no-show
- Naviguez vers votre Back Office Libro.
- Sous Mes restaurants, cliquez sur Réglages.
- Dans le sous-menu, allez à Politiques de no-show.
Vous pouvez créer deux types de politiques pour répondre aux besoins de votre restaurant :
- Politique de base : Il s'agit de votre règle standard, de tous les jours. Elle sert de politique par défaut pour réduire les no-show en exigeant une carte de crédit pour certaines réservations. Considérez-la comme votre règle de la maison générale.
- Politique d'exception : Il s'agit d'une règle temporaire qui remplace votre politique de base pour une période spécifique, comme un jour férié, un événement spécial ou un week-end chargé. Par exemple, vous pourriez fixer des frais de no-show plus élevés pour la Saint-Valentin.
Comment créer une politique de base
- Cliquez sur Créer une politique de base.
- Nommez votre politique (ceci est pour un usage interne uniquement).
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Définissez les frais :
- Choisissez si le montant est par invité ou par réservation.
- Entrez le montant (par ex., 25 $ par client).
- Définissez la taille minimale du groupe qui nécessite une carte de crédit. Par exemple, si vous sélectionnez 4, les groupes de 1 à 3 personnes ne seront pas invités à fournir une carte.
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Créez un calendrier pour l'activation de la politique :
- Sélectionnez le(s) jour(s) de la semaine.
- Sélectionnez une heure de début et de fin.
- Sélectionnez une date de début. La date de fin est facultative ; laissez-la vide pour une politique continue.
Note : Vous pouvez créer jusqu'à 4 politiques de base différentes, mais leurs horaires ne peuvent pas se chevaucher. De plus, la définition d'un horaire de politique ne crée pas automatiquement de disponibilité en ligne ; assurez-vous d'avoir un horaire de réservation correspondant actif.
Comment créer une politique d'exception
Après avoir créé au moins une politique de base, vous pouvez créer une politique d'exception pour des événements spéciaux.
La configuration est la même que pour une politique de base, mais avec une différence clé : l'horaire d'une politique d'exception peut chevaucher celui d'une politique de base. Dans ce cas, la politique d'exception aura temporairement la priorité.
Étape 3 : Configurez les paramètres de la politique
Dans la section Politiques de no-show, vous pouvez configurer deux paramètres importants basés sur le temps qui s'appliquent à toutes vos politiques. Pour ce faire, cliquez sur Paramètres en haut de la page.
- Fenêtre de politique d'annulation : Ceci définit la date limite pour les clients d'annuler leur réservation sans pénalité. Par exemple, le régler sur 12 heures signifie qu'un client doit annuler au moins 12 heures avant l'heure de sa réservation pour éviter d'être facturé des frais de no-show. Cette politique est clairement affichée aux clients lors de la réservation.
- Délai de grâce pour la demande de dépôt : Ce paramètre est crucial lors de l'utilisation de la fonction "Envoyer un lien sécurisé" pour les réservations internes. Il définit le temps dont le client dispose pour entrer les informations de sa carte de crédit avant que la réservation en attente ne soit automatiquement annulée. Bien que le défaut soit de 30 minutes, vous pouvez l'ajuster pour qu'il soit plus court ou plus long selon vos besoins.
L'expérience du client et du personnel
Ce que voient vos clients
Lorsqu'un client effectue une réservation en ligne qui correspond aux critères de votre politique, il sera invité à entrer les détails de sa carte de crédit pour confirmer la réservation.
Ce que voit votre personnel
Les réservations garanties avec une carte de crédit seront clairement marquées d'une étiquette "Frais de no-show" dans les détails de la réservation.
Ajout d'une carte de crédit à une réservation interne
Lorsqu'une politique de no-show est active, le personnel sera tenu de garantir la réservation. Après avoir cliqué sur Suivant : Frais de no-show, vous avez deux options :
Option 1 : Envoyer un lien sécurisé au client. Cela permet au client d'entrer lui-même les informations de sa carte de crédit.
- Sélectionnez Envoyer au client un lien vers la page de paiement.
- Choisissez d'envoyer par Courriel ou SMS.
- Cliquez sur Enregistrer et envoyer le lien de paiement.
La réservation sera ajoutée à votre liste de réservations sur votre tableau de bord, avec une icône de carte de crédit jaune indiquant que la réservation est en attente que le client fournisse les détails de sa carte de crédit. Une fois que le client aura ajouté les détails de sa carte de crédit, l'icône de carte de crédit disparaîtra et vous verrez la mention "Autorisé" dans les détails de la réservation. Si un client ne parvient pas à ajouter les détails de sa carte de crédit dans le délai imparti, la réservation sera automatiquement annulée et le client sera informé.
Option 2 : Utiliser manuellement une carte de crédit ou de débit. Utilisez cette option lorsque vous prenez les détails de la carte d'un client directement par téléphone.
- Sélectionnez Utiliser une carte de crédit ou de débit.
- Entrez les détails de paiement, cliquez sur Autoriser, puis sur Enregistrer la réservation.
Exempter les frais
Vous pouvez contourner l'exigence de la carte de crédit pour des clients spécifiques, comme les habitués.
- Dans le formulaire d'autorisation, sélectionnez l'option Exempter le frais.
Astuce : Pour éviter une mauvaise utilisation, vous pouvez exiger un code de personnel pour renoncer à des frais. Cela ajoute un niveau de contrôle et garantit que seuls les membres d'équipe autorisés peuvent contourner la politique de no-show. Découvrez comment activer les codes du personnel.
Ajout d'une autorisation après la réservation
Si une réservation a été enregistrée sans carte de crédit (par ex., les frais ont été annulés), vous pouvez en ajouter une plus tard.
- Ouvrez la réservation.
- Cliquez sur Autoriser des frais de non-show.
- Entrez les détails de paiement et cliquez sur Autoriser.
Comprendre le processus de lien de paiement sécurisé
Lorsque votre personnel envoie un lien sécurisé, le client doit compléter l'autorisation dans un délai imparti pour confirmer sa place.
Ce que le client reçoit
- Le client reçoit un lien par courriel ou par SMS.
- Cliquer sur le lien ouvre une page sécurisée affichant les détails de sa réservation.
- Un message bien en vue indique le délai exact pendant lequel il doit entrer les informations de sa carte.
- Le client entre en toute sécurité ses détails de paiement pour finaliser la réservation.
La limite de temps d'autorisation : Délai de grâce
Pour éviter que les tables ne soient retenues indéfiniment, le lien sécurisé n'est valide que pour un temps limité, tel que configuré dans votre paramètre de Délai de grâce pour la demande de dépôt.
- Annulation automatique : Si le client n'entre pas les détails de sa carte avant l'expiration du temps, la réservation sera automatiquement annulée, et la table sera libérée dans votre système
Comment facturer un client pour un no-show
Si un client ne se présente pas à sa réservation, vous pouvez facturer les frais autorisés.
- D'abord, mettez à jour le statut de la réservation à No-show.
- Ouvrez la fenêtre de réservation et cliquez sur le bouton Facturer le frais de no-show.
Note : Les frais seront capturés et déposés sur votre compte Stripe ou Moneris connecté, puis transférés sur votre compte bancaire, généralement dans les 3 jours ouvrables.
Note : Le bouton Prélever les frais d’absence n’apparaît qu’après que la date et l’heure de la réservation soient passées.